¿Qué es Orfeo NG?
Orfeo NG es la nueva generación del tradicional sistema de gestión documental Orfeo cumpliendo con toda la normatividad existente y usando las mejores prácticas de desarrollo de software
Desarrollado desde el inicio por Skina Technologies S.A.S es un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos SGDEA basado en software libre cumpliendo toda la normativa del AGN y el MINTIC Colombiano y siguiendo los lineamientos del MOREQ de la Union Europea v1.
Puede ser usado para cumplir las mismas funcionalidades del Orfeo tradicional como ventanilla única para radicación, control de correspondencia y gestión de PQRS, pero también para un SGDEA completo utilizando flujos documentales, disposición final, transferencias, radicación email / facturas y firma digital entre otras.
Es el camino natural para actualizarse desde su Orfeo tradicional o iniciar con un sistema sencillo de gestión documental de software libre.
¿Cuáles son los beneficios del software?
Sistema robusto y seguro
Acceso Ilimitado de usuarios
Responsive - Accede desde el celular
Licencia de uso AGPL
Sin costos adicionales por licenciamiento
Acceso al código fuente
Crecimiento modular a la medida
Dashboard Gráfico
Consultas y reportes
Gestión de terceros
Auditoria y trazabilidad
Interfaz pública de PQRs
Radicación de correo y facturas electrónicas
Gestión de correspondencia centralizada
Búsquedas ágiles
Por metadatos o contenido de texto
Gestión de usuarios por roles y perfiles
Autenticación externa / LDAP – Active Directory
Semaforización, alertas y notificaciones
Gestión de archivos electrónicos
Correspondencia, expedientes. TRDs, CCDs, días de término, mensajería, etc.
Cumplimiento de normatividad*
Firmas electrónicas, mecánicas y digitales certificadas*
Docflows (Semi-automatización de flujos documentales)*
* Este beneficio aplica para la implementación de Orfeo NG Smart y Enterprise
¿Qué tecnología utilizamos?
Uno de nuestros propósitos al crear un SGDEA desde cero, era solucionar el reto de obsolescencia del Orfeo tradicional y sus limitaciones funcionales y vulnerabilidades de seguridad. Por esta razón escogimos cuidadosamente un stack de tecnología de última generación que lo convirtiera en el sistema documental más robusto y seguro del mercado y a su vez que permitiera recibir actualizaciones para continuar en la vanguardia.
Seguridad
Ciframiento doble de las comunicaciones, Google Re-Captcha.
Base de datos
Soporta las principales bases de datos relacionales: MYSQL/MariaDB, PostgreSQL, Oracle y MS-SQL
Diseño
Desarrollo por capas MVC (Modelo, Vista, Controlador) y protocolo RestAPI
Interoperabilidad
Mediante métódos API Rest que permite integración con sistemas externos
Lenguajes
Capa lógica (API-REST) PHP 8.1 + YII2 (Backend) Javascript: NodeJS 18 y Angular 15 (Frontend)
Módulos base
Estos son los módulos básicos y las principales funcionalidades integradas al software de gestión documental Orfeo NG. Algunos de estos pueden ser visibles o no dependiendo del tipo de despliegue que seleccione al implementar el sistema. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Gestión de correspondencia
Este módulo permite centralizar la gestión de la documentación que ingresa y sale de la Organización, e inclusive la documentación que se maneja internamente entre el área, es decir permite realizar el registro, la asignación, las solicitudes de visto bueno, las firmas de los documentos, el envío físico y electrónico de la documentación, dejando registro en el sistema de todo el proceso y acción realizada sobre el documento.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización básica de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión documental
Este módulo permite realizar y controlar el proceso relacionado con la gestión documental de la Organización, desde la creación de las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, hasta la administración de los expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico; exportación del contenido de los expedientes, adicional permite aplicar la Tabla de Control de Acceso a los documentos clasificados, reservados o públicos.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
Reportes
Puede generar reportes para obtener información precisa sobre los diferentes procesos documentales, que apoyen la toma de decisiones; tales como conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros; los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer niveles de control y posibles planes de contingencias.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear y administrar la gestión de usuarios del sistema, mediante la asignación de permisos y roles que definen el acceso de los usuarios a los diferentes módulos e información al que tendrán acceso. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Búsquedas
Permite a los usuarios consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de textos
Orfeo NG se ajusta a su necesidad
Orfeo NG es un SGDEA en su máximo potencial, pero entendemos que no todas las organizaciones/entidades requieren de un sistema tan complejo, ya sea porque están iniciando en el mundo documental o porque simplemente no requieren de trámites tan especializados. Por eso, nuestro sistema tiene la versatilidad de ajustarse en el momento de la instalación a diferentes escalas de funcionalidad en las que nuestra compañía los acompañaría en el proceso de montaje de implementación a fin. Estas son nuestras cuatro líneas principales de despliegue de Orfeo NG.
VISOR
- Carga de base de datos
- Visor de consulta para fondo acumulados
- Asistencia opcional para configuración
- Plan de capacitación virtual
- Soporte y garantía
PQRS/V.U.
- Portal web para peticionarios
- Correspondencia
- Digitalizador SkinaScan
- Radicación Masiva
- Envíos físicos y electrónicos
- Control de vencimientos
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía
smart
- TRDs y vesionamiento
- Expedientes electrónicos
- Gestión de procesos documentales
- Préstamos documentales
- Gestión de archivo
- OCR + Búsquedas de textos
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía
ENTERPRISE
- Cumplimiento Modelo de Requisitos SGDEA del AGN
- Tablas de Control de Acceso
- Disposición final
- Inventarios documentales
- Transferencias primarias y secundarias
- Docflows
- Firma digital
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía
¿Por qué implementar con nosotros?
Somos una empresa especializada en gestión documental con más de 20 años de experiencia implementando sistemas tecnológicos en entidades públicas y empresas privadas.
Con nosotros tiene garantía de éxito de su proyecto, sin costos ocultos a largo plazo, un control minucioso de la ejecución, despliegue ágil del sistema, adaptación precisa a sus procesos, equipo multidisciplinario de profesionales de alta calidad, capacitación y soporte post-venta incluido.
Adicionalmente incluimos consultoría en arquitectura de la solución, hardening del aplicativo y del sistema operativo para garantizar los más altos niveles de seguridad de la información y últimas versiones de lenguajes y sistemas: Ninguno obsoleto o EOL (End Of Life).
¿Quiere acceder al DEMO y conocer la nueva versión?
En el siguiente vínculo puede ingresar a un ambiente de demostración.
Preguntas frecuentes sobre Orfeo NG
El Orfeo tradicional fue creado hace ya más de 20 años por la Superintendencia de Servicios Públicos y por 15 años fuimos casa matriz manteniendo una versión actualizada y libre en nuestra comunidad Orfeo Libre.
Hace 2 años, tristemente esta versión llegó a un callejón sin salida y se declaró obsoleta / EOL (End Of Life), incluyendo sus muchas versiones (GPL, Jade, Gob, Argo, etc, y otras que lo incluyen en el backend como Papirus) debido a múltiples problemas de compatibilidad y seguridad expuestos por SkinaTech, Orfeolibre, MinTic y otras entidades de control gubernamental.
Esta declaración de EOL implica ya no tiene soporte y deja de recibir actualizaciones, mejoras y parches de seguridad por parte de nuestra compañía. Seguir leyendo sobre los detalles en el comunicado anexo.
Si. Orfeo NG ha sido sometido a múltiples y regulares pruebas de vulnerabilidad, pentest, pruebas de caja negra y caja blanca, realizados por nuestro equipo y por externos contratados por nuestros clientes, en los cuales no se muestra ningún tipo de vulnerabilidad crítica hasta la fecha: algunas pruebas han mostrado alertas no críticas que han sido mitigadas y parchadas en su momento.
Por supuesto la instalación de Orfeo NG debe ir acompañado de plataformas robustas, redes protegidas por firewalls y detectores de intrusos, además de un buen sistema de backup. Que en caso de estar en nuestra nube, estos sistemas serán provistos por nuestra compañía.
Orfeo NG tiene un modelo de Licenciamiento Dual de acuerdo con quien lo usa:
- Si su usuario es una persona natural puede obtener Orfeo NG con una licencia GNU/AGPL y usarlo, modificarlo, distribuirlo, etc., sin restricciones adicionales a los de la licencia.
- Si el usuario es una persona jurídica: empresa pública o privada, ONG, institución educativa, fundación, etc. debe aplicar y obtener un licenciamiento / permiso de uso emitido formalmente a Skina Technologies SAS. Esta licencia puede ser gratuita, perpetua, o tener costo y períodos de tiempo dependiendo de la entidad que la solicite.
Seguir leyendo sobre los detalles del por qué no es completamente GPL.
Orfeo NG es el camino correcto para actualizar su Orfeo
tradicional, ofreciendo, además de las mismas funcionalidades,
todas las otras exigidas por la AGN para cumplir con el modelo de
requisitos de SGDEA.
Descontinuar el orfeo tradicional es importante porque este, lastimosamente, ha sido declarado como obsoleto / EOL (End Of Life), ya hace un par de años, debido a sus problemas serios de seguridad y compatibilidad. Esto incluye sus muchas versiones (gpl, jade, gob, argo, etc, y otras que lo incluyen en el backend como Papirus).
Contemplando lo anterior SkinaTech ofrece proceso de migración
hacia su nueva versión Orfeo NG que también es software libre de
fuente abierta protegido por la licencia GNU/AGPL y disponible en
nuestra comunidad Orfeo Libre (https://www.orfeolibre.org).
NG es enteramente responsive y puede ser usado desde cualquier dispositivo y sistema operativo. Ya sea celular, tablet o computador usando Android, Linux; Windows, MacOS o IOS.
En la instalacion puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows, …), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC, PDF), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.
- Resolución MINTIC 1519 del 2020
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Aprende a manejar Orfeo como un experto con nuestros tutoriales
Tenemos un canal en YouTube con tutoriales completos de los distintos procesos documentales que se pueden realizar dentro del software de acuerdo a su perfil y rol del usuario.