Sabemos que existen más, pero hoy damos estas 3 razones para tener una buena gestión documental en una empresa con el fin de motivar el proyecto de mejora en el área de la gestión documental.
1. Administra de manera eficiente los archivos
Cuando logra tener un control de los archivos con su respectiva categorización y almacenamiento de forma ordenada, puede disponer de ellos con rapidez, tanto física como electrónicamente, para realizar su proceso correspondiente o identificar y eliminar con facilidad los archivos que hayan perdido su validez.
2. Mejora los tiempos de respuesta ante solicitudes con clientes y proveedores
Al conocer la ubicación física de los documentos o mediante una búsqueda rápida por OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), utiliza una mínima parte de su tiempo para informarse sobre la solicitud y contestar dentro del periodo establecido.
3. Tiene un mayor control en la seguridad de la información
Con la documentación bien custodiada y reposando en un lugar protegido del ambiente, está preservando la información de caer en manos de personas no autorizadas y evitando los temidos desgastes ambientales. En el caso del SGD Orfeo, recuerde que no hay inconveniente con el paso del medio ambiente porque todo reposa en la nube y para visualizar la información debe contar con un permiso asignado por el administrador.
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