¿Qué debo saber sobre un sistema de gestión documental?
En el mercado encontraras muchas empresas dispuestas a brindarte softaware de gestión documental, sin embargo debes estar pendiente de los términos y tecnicismos para saber que es lo que realmente necesita tu empresa.
En palabras técnicas gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Para no cometer errores, es ideal saber que NO hace un sistema de gestión documental.
1. Un software documental NO es un administrador de archivos, NO es un lugar donde guardas documentos según criterio propio o criterio de trabajo, NO te permite trazabilidad y mucho menos tiene un sistema de seguridad adecuado para tu información.
2. NO es un repositorio local para archivos, NO permite asignar documentos a otros usuarios o radicar documentos.
Muchas compañías intentan resolver estos problemas digitalizando los archivos para optimizar procesos y no tener documentación en papel, pero estos archivos solamente son copias scaneadas lo que limita su usabilidad. Por lo que este proceso no entraría como un sistema de gestión documental.
Actualmente se usan muchas herramientas para los documentos, pero la mayoría no te permiten definir un flujo documental real con certificación de recepción y radicación consecutiva.
¿Qué debo tener en cuanta al buscar un sistema de gestión documental?
1. Un software de gestión documental debe permitir hacer búsqueda inteligentes de documentos:
Fecha, nombre destinatario, documento, fecha de radicado, remitente etc.
2. el sistema debe incluir los flujos documentales, personas responsables y tiempos de vencimiento vinculando las áreas y personas a cargo en la compañía.
3. debe existir un tiempo limite de gestión de documentos, en algunos casos hay que tener en cuenta términos legales como en los derechos de petición en las entidades de servicio.
4. debe permitir el acceso a los usuarios indicados para el proceso y restringir el acceso a los demás usuarios de la herramienta.
5 debe generar un código único con información como la fecha de tramite, este código es conocido como número de radicado.
6. Los documentos físicos deben existir en el proceso y en algunos casos es necesario tener acceso a ellos, la herramienta debe permitir buscar su ubicación en físico y un registro detallado de su empresa.
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