¿Quién necesita un sistema de gestión documental?
En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:
Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentosRealizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivoMantener una estructura única, independientemente de las personas que accedenAsegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo
Y, especialmente, si necesita:
Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentosTrazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programaAsignación de documentos a diferentes destinatario.
Que obtiene al implementar un Sistema de Gestion Documental ?
Ahorros con políticas de Cero PapelControl de TODOS los Documentos de la empresa (Facturas, PQR, Contratos, etc).Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y archivo).Evita perdida y deterioroAgilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas)Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento